Système DMS (Document Management System)
Il s'agit d'une application Web offrant la fonctionnalité d'une gestion en ligne de documents (solution GED). Cette application est constituée d'une part d'une application Web publique personnalisée autorisant des utilisateurs déclarés à accéder aux documents mis à leur disposition et d'autre part d'une application Web privée de gestion accessible par les administrateurs du système.
Cette application intègre également un système CMS pour la rédaction en ligne des textes contenus dans les pages présentées aux utilisateurs.
Principes généraux
Administration du système
Un administrateur du système définit une arborescence pour le stockage des documents mis à dispositions.
Il déclare ensuite des groupes d'utilisateurs. A chaque groupe d'utilisateurs sont associés une ou plusieurs entrées de l'arborescence de stockage (directory).
Finalement, il crée des utilisateurs et associe à chaque utilisateur un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. Par cette association aux groupes d'utilisateurs, on définit précisément pour chaque utilisateur ses droits d'accès aux ressources documents mis en ligne.
Pour chaque dossier créé, l'administrateur peut ajouter un texte explicatif qui sera affiché aux utilisateurs lors de l'accès à ce dossier. La rédaction des textes s'effectue de manière simple par le biais d'une technologie de type CMS (Content Management System) intégrée à l'application.
L'administrateur peut ensuite télécharger les documents mis à la disposition des utilisateurs.
L'administrateur peut consulter les statistiques d'utilisation du système (par exemple: connexions journalières au système, fréquences de téléchargement d'un document, etc.).
Lorsque un nouveau document est téléchargé ou un document existant est mis à jour, le système envoie automatiquement un e-mail de notification aux utilisateurs concernés.
Utilisation du système
Un utilisateur reçoit de la part de l'administrateur les données de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe).
L'utilisateur se connecte au système (Log in).
Par une interface Web d'utilisation intuitive, il consulte les documents mis à sa disposition et les télécharge selon sa convenance. Il consulte de même les news maintenues par un administrateur.
Il dispose également de la possibilité d'effectuer une recherche par mots clés des documents.
Il peut en tout temps mettre à jour son profil d'utilisateur (mot de passe, paramètres d'utilisation).
Caractéristiques
- Fonctionnement sur un serveur dédié ou mutualisé (PHP/MySQL).
- Système modulaire et évolutif.
- Gestion multi langue.
- Aide contextuelle.
- Types de documents: pdf, jpg, gif, doc, xls (d'autres types supportés).
- Prise en main très intuitive du système, utilisable sans connaissances spécifiques.
- Gestion de l'arborescence de stockage (création, édition, suppression des dossiers).
- Gestion des groupes d'utilisateurs (création, édition, suppression des groupes). Association des groupes aux dossiers de stockage.
- Gestion des utilisateurs (création, édition, suppression d'utilisateurs).
- Edition par les administrateurs des textes présentés aux utilisateurs. Technologie CMS intégrant un éditeur de texte avec choix de styles prédéfinis.
- Création d'administrateurs du système par un super administrateur.
- Consultation des statistiques, affichage sous la forme de graphiques et de tableaux. Statistiques utilisateurs (tous les utilisateurs ou pour un utilisateur donné). Statistiques documents.
- Mailing automatique des messages de notification aux utilisateurs (nouveaux documents, documents mis à jour).