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Système DMS (Document Management System)

Il s'agit d'une application Web offrant la fonctionnalité d'une gestion en ligne de documents (solution GED). Cette application est constituée d'une part d'une application Web publique personnalisée autorisant des utilisateurs déclarés à accéder aux documents mis à leur disposition et d'autre part d'une application Web privée de gestion accessible par les administrateurs du système.

Cette application intègre également un système CMS pour la rédaction en ligne des textes contenus dans les pages présentées aux utilisateurs.

Principes généraux

Administration du système

Un administrateur du système définit une arborescence pour le stockage des documents mis à dispositions.

Il déclare ensuite des groupes d'utilisateurs. A chaque groupe d'utilisateurs sont associés une ou plusieurs entrées de l'arborescence de stockage (directory).

Finalement, il crée des utilisateurs et associe à chaque utilisateur un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. Par cette association aux groupes d'utilisateurs, on définit précisément pour chaque utilisateur ses droits d'accès aux ressources documents mis en ligne.

Pour chaque dossier créé, l'administrateur peut ajouter un texte explicatif qui sera affiché aux utilisateurs lors de l'accès à ce dossier. La rédaction des textes s'effectue de manière simple par le biais d'une technologie de type CMS (Content Management System) intégrée à l'application.

L'administrateur peut ensuite télécharger les documents mis à la disposition des utilisateurs.

L'administrateur peut consulter les statistiques d'utilisation du système (par exemple: connexions journalières au système, fréquences de téléchargement d'un document, etc.).

Lorsque un nouveau document est téléchargé ou un document existant est mis à jour, le système envoie automatiquement un e-mail de notification aux utilisateurs concernés.

Utilisation du système

Un utilisateur reçoit de la part de l'administrateur les données de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe).

L'utilisateur se connecte au système (Log in).

Par une interface Web d'utilisation intuitive, il consulte les documents mis à sa disposition et les télécharge selon sa convenance. Il consulte de même les news maintenues par un administrateur.

Il dispose également de la possibilité d'effectuer une recherche par mots clés des documents.

Il peut en tout temps mettre à jour son profil d'utilisateur (mot de passe, paramètres d'utilisation).

Caractéristiques